Te enseñamos cómo añadir tu firma manuscrita asociada a un certificado de firma digital generado desde Word 2007, lo que garantiza la autenticidad, integridad y la autoría de los documentos que compartes.
Nivel: Básico
Se podría pensar que firmar un documento es fácil. Y realmente lo es, pero hay que tener en cuenta que tiene sus consecuencias. Desgraciadamente, hay todavía muchos usuarios que digitalizan su firma y acostumbran a pegarla en un fichero de Word como simple imagen (en facturas, informes, contratos...) para facilitar su envío por correo electrónico. Con esta práctica, ponen en peligro sus firmas por el potencial uso indebido de las mismas, facilitando la manipulación de un documento firmado por otros usuarios. A continuación, aprenderemos a adjuntar nuestra firma manuscrita con garantías y de forma segura en Microsoft Word 2007, aunque hemos comprobado que la funcionalidad descrita es idéntica para la versión 2010 de Word.
Paso 1. Crea un certificado digital
Para entendernos, la firma digital se usa para autenticar información digital (un proceso de verificación de quiénes son las personas y quiénes pretenden ser) en documentos, mensajes de correo electrónico y macros mediante el uso de criptografía digital. Una firma digital confirma la autenticidad de un documento. De hecho, permite la verificación de que ha sido creado por un determinado usuario en un momento concreto. Así, las personas que reciben tus documentos firmados pueden confiar en tu autoría y en que fuiste el último en modificar el fichero en cuestión.
La condición previa para trabajar con firmas es crear un certificado digital, una tarea muy sencilla desde Word. Para ello, debes segir la ruta Inicio/Todos los programas/Microsoft Office. En ella, abre la subcarpeta llamada Microsoft Office Tools y, una vez aquí, ejecuta la aplicación Digital Certificate for VBA Projects. Introduce un nombre para el nuevo certificado en el cuadro de diálogo y pulsa en Aceptar.
Esta aplicación permite crear un certificado digital con firma personal, no obstante, éste no comprueba tu identidad. Es evidente que uncertificado con firma personal podría ser una falsificación en la medida que alguien que no eres tú lo haya creado en tu propio ordenador, usando tu propio Word y asignando la autoría a tu nombre y cargo. Debe matizarse que los certificados con firma personalcreados de este modo están únicamente recomendados para el uso personal, no siendo recomendables para intercambios comerciales. Si necesitas un certificado de firma de código autenticado, debes ponerte en contacto con una entidad especializada en la emisión de los mismos.
Paso 2. Añade la firma
Para añadir una firma digital sobre un documento, ve al botón de Office, haz clic en Preparar y selecciona la opción Agregar una firma digital. En este punto, es posible que te aparezca un cuadro de diálogo para hacer uso de entidades de certificación, pero lo obviaremos. Haz clic en Aceptar para continuar adelante con el proceso de integración del certificado de firma digital generado por Word en el documento actual y no pinches en la opción Servicios de firmas del catálogo de soluciones de Office.
Paso 3. Aporta información
En la ventana que aparece a continuación, puedes introducir información sobre el motivo de integrar tu firma en el documento. Así, el resto de los usuarios la leerán cuando seleccionen desde el menú Office la opción Ver firma digital que habilita un panel a la derecha con las firmas que contiene el documento.
Si haces clic en Obtener información adicional sobre lo que se está firmando, verás alguno de los elementos de firma asociados al documento. Pincha en Aceptar para acudir al cuadro de diálogo anterior, donde has de confirmar la agregación de la firma. Una vez hecho, se nos advierte de que, si se edita el documento, ésta dejará de ser válida.
Paso 4. Comprobaciones
Tras adjuntar la firma al documento, se mostrará un sello rojo y amarillo en la parte inferior del documento, al lado de las opciones de idioma, que nos da acceso directo al panel de firmas que surge a la derecha del área de trabajo de Word. Si has seguido los pasos hasta aquí, habrás visto que el documento no se puede editar hasta que selecciones Eliminar la firma desde el desplegable del panel de firmas. También puedes acceder a esta opción desde el menú Office, en la opción Preparar/Ver firma digital y proceder a su eliminación en el menú desplegable asociado a la firma.
Paso 5. Añade tu rúbrica manuscrita
Para crear una línea de firma, es decir, el espacio que facilitará incluir tu rúbrica manuscrita asociada al certificado digital que hemos creado, debes colocar el punto de inserción en la parte que desees ponerla. Selecciona Insertar y, dentro del grupo de opciones Texto, haz clic en el botón de Línea de firma. Pulsa en Aceptar en el cuadro de diálogo que aparece sobre la seguridad de los certificados digitales.
Paso 6. Configuración
Introduce los datos que solicita sobre el firmante, el nombre, puesto/cargo y dirección de correo electrónico. También puedes decidir, marcando o desmarcando los cuadros de selección, si el firmante tiene permiso para agregar comentarios en el cuadro de diálogo Firmar y si se va a mostrar la fecha de firma. Haz clic en Aceptar y el área de firma será insertada en el documento. Podrás identificarla rápidamente porque aparece tu nombre y una X que señala el lugar en el que irá incrustada la rúbrica manuscrita que hemos creado.
Paso 7. Inserta una imagen
Para añadir una imagen de tu firma, haz doble clic sobre al área recién creada. Pulsa en el enlace Seleccionar imagen y localiza la imagen digitalizada que vas a utilizar. La captura se mostrará en la zona destinada a tal efecto, al lado de la X. Haz clic en Firmar y se colocará en el texto la firma y la fotografía.
Si aparece el mensaje de firma no válida sobre la caja de firma, haz doble clic sobre la misma para obtener información. Pulsa en el enlace de la parte superior que confirma que confías en la identidad del usuario firmante. Finalmente, pincha en Cerrar.
Paso 8. Elimina la firma para poder editar
Como ya hemos comentado, en el momento que firmas un documento, éste se bloquea y no puedes editarlo, por lo que te recomendamos que procedas a incluirla cuando hayas finalizado por completo la edición del mismo.
No obstante, si necesitas por cualquier razón eliminar de forma momentánea una firma para introducir algunos cambios en tu documento, puedes ir al botón Office y elegir Preparar/Ver firmas para que se muestre a la parte derecha de la pantalla el panel de firmas. Desde éste, verás las firmas válidas y, si haces clic en el desplegable, podrás obtener información a través de las opciones Detalles de la firma,Configuración de la firma y Quitar la firma. Selecciona esta última opción y acepta los cuadros de diálogo que aparecen a continuación.
Con ello, podrás seguir con la edición del documento, aunque, si deseas incluir de nuevo tu firma, deberás seleccionar la opción Firmar en el panel de firmas. Si has eliminado la línea de firma, tendrás que comenzar desde el principio todo el proceso pulsando en la opción Línea de firma dentro del grupo de herramientas Texto de la pestaña Insertar.
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